Fine anno scolastico: attività amministrativo-contabili

In chiusura di anno scolastico, sono numerose le attività che le segreterie scolastiche devono effettuare.

Di seguito riepiloghiamo le principali attività.

Dichiarazione attività svolte (Ufficio Amministrativo)

Ai fini del pagamento delle attività aggiuntive effettuate fino al 30 giugno, il personale docente e ATA è tenuto alla compilazione della dichiarazione delle attività svolte, avendo cura di compilare un modello che tutte le Istituzioni scolastiche mettono a disposizione, in base alla propria autonoma organizzazione e predisposizione, e a sottoscriverlo in ogni sua parte.

Si ricorda che ai sensi del D.P.R. 445/2000 le dichiarazioni non veritiere, di formazioni o usi di atti falsi sono soggette a sanzioni penali.

Queste in genere le informazioni richieste:

• le attività e le ore contrattate con le RSU;
• le ore effettivamente svolte, avendo cura di verificare i registri e i verbali in possesso del responsabile di progetto, coordinatore di commissione, docente funzione strumentale;
• un timesheet (elenco delle giornate e ore effettuate per i vari progetti/attività) compilato in ogni sua parte;
• tutti gli eventuali documenti giustificativi non già in possesso dell’ufficio segreteria (considerando, per esempio, che le nomine sono tutte già in possesso della segreteria).

Docenti referenti e funzioni strumentali (Ufficio Amministrativo e del Personale)

I docenti referenti e le funzioni strumentali devono consegnare al DSGA, in genere delegato dal Dirigente scolastico, i registri e i verbali con allegata una relazione delle attività svolte che riporti un prospetto riepilogativo, da loro firmato, con indicati i nomi dei colleghi e le ore effettuate da ciascuno nei vari progetti/attività.

Le funzioni strumentali dovranno consegnare al Dirigente scolastico la personale relazione delle attività svolte e degli ambiti ricoperti in qualità di funzione strumentale.

Inoltre, i docenti interessati dovranno consegnare, al DSGA o alla Segreteria amministrativa nella persona dell’Assistente Amministrativo incaricato, il registro delle ore eccedenti prestate in sostituzione dei colleghi assenti.

Ancora, i docenti interessati dovranno consegnare i registri con le presenze degli alunni e le attività prestate per attività aggiuntive e progetti di Educazione Motoria.

Presentazione progetti (Ufficio Personale e Ufficio Amministrativo)

I docenti dovranno presentare i progetti, proposti per il nuovo anno scolastico, entro il mese di giugno. I progetti potranno essere presentati anche dai genitori (Associazioni o Rappresentanti dei Consigli di classe) e anche per ciò che riguarda esigenze varie per la riorganizzazione dei servizi dal DSGA.

In genere i progetti sono presentati compilando una scheda il cui modello varia da scuola a scuola. Ogni scheda di progetto sarà poi completata da una scheda finanziaria compilata dal DSGA in collaborazione con il docente responsabile del progetto.

La raccolta dei progetti e della documentazione relativa viene effettuata in base all’organizzazione di ogni scuola o dall’Ufficio del Personale o dall’Ufficio Amministrativo.

Organici e gestione pratiche del personale (Ufficio Personale)

L’Ufficio del Personale in chiusura d’anno è inoltre impegnato in una serie di attività legate alla costruzione dell’organico dell’anno scolastico successivo.

L’andamento degli scrutini interni e degli esami del primo ciclo ai fini delle iscrizioni alle prime classi dell’anno successivo impegnano gli uffici in una serie di operazioni coordinate da circolari ministeriali e regionali che permettono, con l’invio di numerosi dati, la costruzione degli organici del personale docente e ATA.

L’Ufficio del Personale dovrà gestire, inoltre, tutte le pratiche di richiesta ferie del personale docente e ATA.

L’Ufficio del Personale è inoltre impegnato, con diretto raccordo con la Ragioneria provinciale dello Stato, nelle operazioni di gestione della documentazione necessaria al pagamento delle ferie dei supplenti. In aggiunta dovrà occuparsi della predisposizione dei documenti necessari al personale in quiescenza dal settembre 202i, per ottenere la buonuscita e cioè il calcolo del TFS.

Consegna al DSGA della documentazione degli Affidatari

Ai sensi dell’art. 35 del D.I. 129/2018 (nuovo Regolamento di contabilità), il Dirigente scolastico individua docenti e/o assistenti tecnici (nelle scuole in cui è presente il profilo) per la consegna da parte del DSGA (consegnatario dei beni) di beni, attrezzature e materiali presenti nelle aule speciali, laboratori, officine e reparti di lavorazione.

Il DSGA consegna l’inventario dei vari reparti firmato in duplice copia, una delle quali rimane all’affidatario che controfirma il documento. Durante l’anno scolastico l’affidatario gestirà in modo corretto i beni custoditi e annoterà tutte le modifiche apportate nel patrimonio affidato (rotture, furti, guasti, necessità di manutenzione, esigenze nuovi acquisti ecc.).

Alla fine dell’anno o al termine della nomina di affido riconsegnerà al DSGA gli inventari di reparto con allegata una relazione che evidenzierà tutto quanto sopraddetto. Il provvedimento di affido che deve essere fatto in forma scritta prevede due fasi: la prima a cura del Dirigente scolastico che individua per il DSGA gli affidatari, la seconda a cura del DSGA che consegna agli affidatari i beni.

Ufficio Magazzino

Nelle scuole dove è presente, l’Ufficio Magazzino è molto importante come supporto alla gestione amministrativo-contabile, perché cura la tenuta e gestione di tutti i materiali presenti e attrezzature necessarie al funzionamento generale, amministrativo e didattico. Attraverso il “giornale di magazzino” – che è un registro di entrate e uscite di tutto quanto acquistato dalla scuola – l’Ufficio Magazzino segue l’andamento analitico delle necessità di tutti i reparti per lo svolgimento dell’attività didattica teorica e delle esercitazioni pratiche.

Gli Assistenti Amministrativi assegnati al magazzino alla fine di giugno chiuderanno la contabilità del giornale e consegneranno al DSGA le risultanze. Queste saranno molto utili al DSGA per impostare la contabilità per la ripresa a settembre della scuola, verificando le necessità e le esigenze di tutti i reparti.