Registro elettronico: tutte le istruzioni
La Voce della scuola
Registro elettronico scolastico: funzioni, limiti e obblighi. Tutte le istruzioni nella nuova nota MIM del 4 aprile 2025.
Con la nota n, 2773 del 4 aprile 2025, il Ministero dell’Istruzione e del Merito fornisce nuove e puntuali indicazioni operative alle scuole in merito all’utilizzo del registro elettronico, evidenziandone il ruolo centrale nella gestione delle attività didattiche e nella comunicazione istituzionale. Il documento richiama la normativa vigente (art. 7, comma 31, del D.L. 95/2012) e integra i principi della protezione dei dati personali, dell’accessibilità e della sicurezza digitale.
Indice
Finalità e ambito di applicazione
Il registro elettronico è uno strumento funzionale e strategico per l’organizzazione scolastica. Serve a:
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Documentare le attività didattiche quotidiane;
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Comunicare assenze, voti, compiti e avvisi alle famiglie;
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Trasmettere comunicazioni ufficiali da parte della scuola o del Ministero.
Il suo utilizzo è obbligatorio dal 2012, ma deve sempre rispettare la normativa sulla privacy e non può essere usato per finalità diverse da quelle istituzionali.
Funzioni consentite
Il registro elettronico deve includere esclusivamente funzioni coerenti con l’attività scolastica, tra cui:
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Inserimento di assenze, voti, giudizi, note da parte dei docenti;
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Accesso per le famiglie e gli studenti a compiti assegnati, voti, comunicazioni;
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Integrazione con i servizi del Ministero, come da nota MIM n. 788 del 31 gennaio 2025.
Funzioni vietate
Non sono ammessi:
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Contenuti commerciali o pubblicitari;
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Giochi, oroscopi, chat o elementi non educativi;
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Trasferimenti di dati a soggetti terzi non autorizzati;
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Link esterni a piattaforme di vendita o promozione.
Identificazione e accesso sicuro
L’accesso al registro deve avvenire solo tramite identità digitale:
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SPID, CIE o eIDAS, incluso SPID Minori;
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Il Ministero ha attivato il “Gateway delle identità”, che semplifica l’integrazione con i sistemi di login certificati e consente l’accesso sicuro anche per studenti minorenni.
Integrazione e interoperabilità
Il registro deve essere compatibile con i principali sistemi ministeriali, tra cui:
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SIDI (Sistema Informativo dell’Istruzione);
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Anagrafe Nazionale Studenti (ANS);
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Piattaforma Unica, Pago In Rete e altri servizi educativi digitali.
Accessibilità per tutti
Il registro deve rispettare le norme sull’accessibilità, per garantire il diritto alla fruizione digitale anche alle persone con disabilità:
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Legge n. 4/2004 (“Legge Stanca”);
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D.Lgs. n. 106/2018;
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Linee guida AgID aggiornate al 29 maggio 2023.
Protezione dei dati personali
Le scuole sono Titolari del trattamento dei dati ai sensi del GDPR e devono:
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Effettuare la Valutazione di impatto (DPIA);
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Rilasciare informative complete agli interessati (artt. 13 e 14 GDPR);
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Nominare Responsabili e incaricati del trattamento.
I Fornitori del registro devono essere designati Responsabili del trattamento e rispettare precisi obblighi su sicurezza, segretezza, formazione e gestione dei data breach.
Sicurezza e continuità
I registri devono adottare misure tecnologiche di sicurezza adeguate:
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Business continuity: garantire operatività anche in caso di crisi;
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Disaster recovery: rapido ripristino dei sistemi;
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Cloud PA certificato secondo il Regolamento dell’Agenzia per la cybersicurezza (Decreto n. 21007/2024).
Portabilità dei dati
Su richiesta della scuola, i dati del registro devono poter essere esportati e trasferiti facilmente verso altri sistemi o applicazioni.
Annotazioni nel primo ciclo: diario cartaceo consigliato
La nota richiama l’importanza, nel primo ciclo, di accompagnare l’annotazione elettronica con quella cartacea sul diario personale degli studenti, per sviluppare la loro autonomia nella gestione degli impegni (nota MIM 5274 dell’11 luglio 2024).
Richieste di supporto
Per dubbi o assistenza tecnica, le scuole possono rivolgersi all’Help Desk Amministrativo Contabile (HDAC):
istruzione.it/hdac
